書類の処分は業者に頼める？機密書類を溶解処理で安全に捨てる方法

書類の処分業者に頼めば、機密性のある書類を安全に捨てられます。代表的な方法は、箱に詰めて回収してもらい、箱ごと未開封で溶解処理する方法です。ただし、個人向けか法人向けか、受けられない紙、箱の指定、対応地域はサービスごとに違うため、申し込み前に確認が必要です。

書類の処分は業者に頼めますか？

はい、頼めます。機密性のある書類の廃棄を、専門の業者やサービスに任せることができます。書類の処分業者を使うと、シュレッダーの手間が省けます。

頼める方法は主に三つです。代表的なのは溶解処理ですが、裁断や持込処理もあります。1箱から頼めるサービスもあります。

溶解処理は、運送会社や郵便事業者、古紙・産廃系の事業者などが提供しています。

溶解処理とは？どうやって安全に処分されるのですか？

溶解処理は、書類を水と機械で繊維状にして溶かす処分方法です。箱は未開封のまま、箱ごと工場で溶かされます。

たとえば、請求書や学校書類を箱に詰めて回収に出すと、箱のまま工場に運ばれ、そのまま溶かされます。書類の内容に人が触れないため、情報が漏れる心配が少ないとされています。

溶解後は紙の原料として再生され、トイレットペーパーなどになります。回収時に箱へ封印シールを貼るサービスもあります。処理の過程で専用車両や専用工場を使う事業者もあります。

• 処理後の証明書に、溶解や再資源化と書かれているかを見る
• 封印シールが回収時に貼られているかを見る

シュレッダーや自分での処分と何が違いますか？

シュレッダーは手作業なので、大量の書類だと時間と手間がかかります。溶解処理は、書類を箱に詰めるだけで済みます。

破砕が不十分だと、文字が判読できてしまうおそれがあります。細断した紙は、組み合わせて内容を復元される可能性が残るとされます。溶解処理は紙の繊維を細かく寸断しないため、再生紙にしやすいという違いもあります。

環境面では、溶解処理はシュレッダー処理に比べて環境負荷が小さいとされています。

• 大量だったり、機密性が高かったりする書類は、業者を検討する

どんな書類を業者に頼んで処分すべきですか？

機密書類とは、外部に漏れると不利益が出る情報を含む書類のことです。顧客や社員の個人情報を含む書類は、機密書類として扱われます。家庭の書類にも同じ考え方が当てはまります。

会社では、契約書、見積書、会議録、内部報告書などが社外秘文書の例です。病院のカルテや医療関係の明細書類も、機密書類にあたります。家庭では、郵便物、請求書、学校書類、確定申告の書類などが対象になります。

重要度が高い書類ほど、復元できない処理方法を選ぶ必要があります。大掃除、引越し、進学や卒業のタイミングでまとめて処分する使い方もあります。

• 社外秘文書の例：契約書、見積書、会議録、内部報告書
• 家庭の機密書類の例：郵便物、請求書、学校書類、確定申告の書類

業者に頼むときの流れは？

流れは、準備、箱詰め、集荷、処理、証明の順です。専用箱が必要なサービスもあるので、先に箱やキットを購入または受け取る必要があります。手持ちの段ボールを使えるサービスもあります。

依頼時には、箱数や量を確定して伝える必要があります。

• 処分する書類を整理し、紙以外の混入物を取り除く
• 専用箱か、手持ちの段ボールを用意する
• 箱に入れ、いっぱいになったら封をする
• 箱数や量を確定し、電話かWebで集荷を依頼する（営業所へ持ち込めるサービスもある）
• 回収後、箱のまま未開封で溶解処理される
• 処理後に証明書を受け取る、または処理状況を確認する

出せない書類や入れてはいけないものはありますか？

溶解処理では、紙以外のものは混ぜられません。禁止物が混じっていると、回収されなかったり、返送されたりすることがあります。回収前に、紙以外のものを取り除いておきましょう。

クリップ、ホチキス、とじ紐は付いたままでよいサービスが多いです。ただし、クリアファイルやビニール製バインダーは外すよう求められることがあります。

• CD・DVDなどの記憶媒体は、紙以外なので入れられない
• 金属、プラスチック、ビニール製品など紙以外のものは混入禁止
• カーボン紙は、取り扱えないか少量のみのことが多い

書類の処分業者を選ぶときは何を確認すればよいですか？

価格だけで決めると、機密を確実に消すという目的が後回しになりがちです。実績、管理体制、廃棄方法がはっきりしているかを見ましょう。回収袋や箱を置き去りにされたり、紛失したりすると、情報が流出するおそれがあります。

個人向けか法人向けかで、使えるサービスが分かれます。法人向けでは、利用前に契約や必要書類の提出を求められることもあります。対応地域もサービスごとに違い、対象外の地域があります。

自治体が、地域の古紙回収や機密書類処理の業者一覧を公開している例もあります。探す入り口として使い、対応地域や回収方法は各業者に直接確かめましょう。

• 実績と管理体制が分かるか
• 廃棄方法（溶解処理など）がはっきり書かれているか
• 溶解証明書などの処理証明が出るか
• 個人が使えるか、法人限定か
• 自宅や会社の住所が対応地域に入っているか
• 回収方法（自宅集荷、営業所持込、定期回収）が合うか
• 回収袋や箱の置き去り、紛失を防ぐ仕組みがあるか

片付けや整理で出た書類は、どう扱えばよいですか？

機密性のある書類は、他の不用品と分けて保管しておきましょう。書類が溜まったら、箱数をまとめて量を確定してから依頼します。

引越しや大掃除は、書類をまとめて処分する典型的な機会です。日々届く郵便物は、専用箱にこまめに入れて処分する使い方もあります。

箱に入れて出せば、書類を一枚ずつ選り分ける手間が省けます。紙以外の混入物があると回収されないことがあるため、事前に取り除いておきましょう。

気をつけたい失敗はありますか？

書類の処分業者を使うときは、次のような失敗に気をつけましょう。申し込み前にこれらを確かめると、防ぎやすくなります。

• 回収袋や箱を置き去りにしたり、紛失したりして、情報流出のおそれが出る
• CDや金属など紙以外が混じり、回収されなかったり返送されたりする
• 価格だけで選び、処理証明が出ない業者を使ってしまう
• 対象外の地域や、個人が使えないサービスに申し込んでしまう

よくある質問

書類の処分業者に頼むと、費用はどのくらいかかりますか？

費用はサービスによって違います。申し込み前に、料金と見積りの方法を確かめてください。

1箱だけでも頼めますか？

1箱から頼めるサービスがあります。個人向けか法人向けかを先に確かめておくと安心です。

溶解処理の証明書はもらえますか？

証明書を発行する事業者が多いですが、すべてではありません。申し込む前に、証明書が出るかを確認しましょう。

郵便物や請求書も業者に頼めますか？

郵便物、請求書、学校書類などは、家庭の機密書類の例です。受けられるかはサービスごとの対象によるため、確認してください。

CDやクリアファイルは一緒に入れてもよいですか？

CD・DVDは紙以外なので入れられません。クリアファイルは外すよう求められることがあります。

対応地域の外に住んでいたらどうなりますか？

対応地域はサービスごとに違います。対象外の場合は、別のサービスを探す必要があります。

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