事業所パソコン処分｜什器・備品の買取と移転・閉店の整理

事業所パソコン処分について詳しく

事業所パソコン処分では、まずそのパソコンを産業廃棄物として扱う必要があるかを確かめ、データ消去と処分先の選び方を順に決めることが基本です。熊本県の案内では、事業所で使い終えた法人・官公庁・学校・病院などのパソコンは産業廃棄物として扱われます。処分先は、産業廃棄物の許可の有無、マニフェストの扱い、データ消去の方法を書面で比べて選びます。

熊本県の案内では、事業所で使い終えた法人・官公庁・学校・病院などのパソコンは産業廃棄物として扱われます。そのため、事業所パソコン処分を進める前に、社内の規程や所轄の自治体の案内で扱いを確認しておくと安心です。個人で使っていたパソコンを捨てるときと同じ感覚で進めると、後から書類の作成や保管が必要になる場合があります。依頼の前に、対象の台数、設置していた場所、使用を止めた日付を一覧にしておくと、業者や回収サービスとの話がスムーズに進みます。リース品や他部署から引き継いだ機器は、名義や管理者が分かりにくいことがあるため、先に資産台帳と照らし合わせておくと後の確認が楽になります。判断に迷うときは、総務や管理の担当部門に相談し、どの方法で処分するかを決めた理由を記録に残しておきましょう。

データ消去は、処分を依頼する業者に任せきりにせず、引き渡す前に自社で確かめることが大切です。パソコン3R推進協会のQ&Aでは、ハードディスクのデータ消去は利用者の責任とされています。そのため、事業所パソコン処分では、消去の方法を社内で決め、消去したあとに記録を残す流れを作っておきましょう。処理業者へ委託する場合は、熊本県が仕様書に「分解」「破砕」「ハードディスクの物理破壊(または磁気破壊)」を明記し、データを確実に消去してから引き渡すよう案内しています。仕様書にこれらの内容が書かれていれば、依頼先がどこまで対応するかが分かります。消去の証明が必要な場合は、引き渡しの前後で何をしたかを書面に残しておくと、社内の説明に役立ちます。

進め方と注意点

委託先の処理業者を選ぶときは、産業廃棄物の許可の有無を確かめることが基本です。熊本県は、事業系パソコンを地域の産業廃棄物処理業者に委託する場合、「プラスチック類、金属類、ガラスくず・コンクリートくず及び陶磁器くず」の許可の有無とマニフェストの発行・管理を確認するよう案内しています。許可の範囲と、処分の記録を残せるかどうかは、依頼の前に書面で見せてもらうと確実です。見積もりの金額だけで決めず、処理の流れ、データの消去方法、引き渡し後の書類の扱いを並べて比べましょう。担当者の対応や説明のわかりやすさも、長く付き合う相手を選ぶ目安になります。事業所パソコン処分では、一社だけで決めず、二、三社の条件を同じ項目で比べると違いが見えやすくなります。

パソコン3R推進協会の回収を利用する方法もあります。協会は環境大臣から産業廃棄物の広域認定を受けており、熊本県の案内では、その回収を使うとマニフェストの発行・保管が不要になります。協会の案内では、排出する事業者はマニフェストの発行・管理や産業廃棄物の年次報告書の提出をしなくてよいとされています。対象は法人・官公庁・学校・病院・個人事業主などが使用済みにした事業用パソコンで、参加メーカーは約30社です。参加メーカー以外のパソコンは対象外になる場合があるため、事前の確認が必要です。回収の前に、台数と資産管理番号を控えておくと手続きが進めやすくなります。

進めるコツ

処分が終わったら、引き渡しの日付、台数、処分方法、消去の方法、業者名などを記録しておくと、あとから社内や監査で説明しやすくなります。事業所パソコン処分の記録は、依頼したときの書類や回収の証明とあわせて保管しておきましょう。処理の完了を示す書類が届いた場合は、内容と台数が一致しているかを確かめ、食い違いがあればすぐに問い合わせます。保管期間は社内規程や業界の決まりで異なることがあるため、総務部門で確認しておくと確実です。協会の回収を利用した場合は、届いた案内や証明の内容を社内の記録と照らし合わせておくと安心です。書類は紙とデータの両方で残しておくと、担当が変わったあとも確認しやすくなります。当社では、査定のご相談を無料で受け付けています。確かめること：パソコンが産業廃棄物として扱われる対象か、社内の規程や自治体の案内で確かめる／データ消去の方法と、消去したことを記録できるかを決めておく／処理業者を選ぶ場合は、産業廃棄物の許可の有無とマニフェストの扱いを書面で確かめる／仕様書に分解・破砕・ハードディスクの物理破壊が明記されているかを見る／回収を使う場合は、自社のパソコンのメーカーが参加しているかを確認する。